5S的理論,絕對(duì)簡(jiǎn)單,也可以說(shuō),無(wú)需任何理論支持。由其字面的意思,已經(jīng)可以完全理解是什么及如何做了。因?yàn)?S都是我們大家都懂得,都會(huì)做及應(yīng)該做的一些小事情。由于理解的不同,對(duì)5S的表述略有不同,如“整理”有的為“清理”,“自律”有的為“修養(yǎng)”、“ 素養(yǎng)”等,實(shí)質(zhì)含義是一樣的 ,其意義在于:
1、提升企業(yè)形象,整齊清潔的工作環(huán)境。能增強(qiáng)客戶的信心,易于吸引客戶。建立顧客對(duì)干凈整潔工廠的信心與良好口碑。
2、 提升員工歸屬感,養(yǎng)成良好的習(xí)慣。提高員工的素養(yǎng),使每位員工都有成就感,能造就現(xiàn)場(chǎng)全體人員進(jìn)行改善的氣氛。易帶動(dòng)員工改善管理的意愿,
3、節(jié)約成本、減少浪費(fèi)、提高效率。減少人力、材料、設(shè)備、場(chǎng)所、工時(shí)的浪費(fèi),優(yōu)化作業(yè)方法,從而降低成本,提高效率。
4、安全有保障。工作場(chǎng)所寬敞明亮,通道暢通,視野開(kāi)闊,物品擺放有序、一目了然,當(dāng)然安全有保障。
5、品質(zhì)有保障,確保交貨期。品質(zhì)保障的基礎(chǔ)在于做任何事都要“講究”,不“馬虎”,5S,就是要去除馬虎,使品質(zhì)有保障,能按時(shí)生產(chǎn)出客戶所需的產(chǎn)品,準(zhǔn)時(shí)交貨。
由此可見(jiàn),5S就是五樣我們?cè)谄饺展ぷ鳝h(huán)境中,不論是廠房或是辦公室,經(jīng)常要記得做的事情。因此,也有稱之為「五常法」。5S的具體內(nèi)容分述如下:
一、 整理(Seiri) 對(duì)工作現(xiàn)場(chǎng)的清理,分開(kāi)要與不要的東西,只保留有用的東西,撤除不需要的。整理(Seiri)是先“分開(kāi)”后“處理”的意思。分開(kāi)和處理是一個(gè)階段內(nèi)的兩個(gè)步驟。分開(kāi)是先將要的(必須留下的)和不要的(用不著的)東西分開(kāi);過(guò)期的和未過(guò)期的分開(kāi);好的和壞的分開(kāi),經(jīng)常用的和不經(jīng)常用的分開(kāi);原件和復(fù)印本分開(kāi)等等。在分開(kāi)這一個(gè)步驟中,先不要去考慮如何處理。在過(guò)程中,如果你腦海中浮現(xiàn)一些處理的方法,最好先把它們寫(xiě)下來(lái),供下一步參考用。分開(kāi)這一步完成了,然后才考慮如何處理。處理的方法也可以是多樣化的。如:棄置、燒毀、切碎、收藏、轉(zhuǎn)送、轉(zhuǎn)讓,廉價(jià)出售,再循環(huán)……視乎物品和內(nèi)容而定。例如一個(gè)根據(jù)工具的使用頻率來(lái)劃分的貯藏方法參考例子:若某個(gè)工具一年中只用一次,或一次也沒(méi)用過(guò),可考慮將這工具廢掉或入廠工具庫(kù)存放; 而毎天都要使用的就須放在自己的工具箱,以便隨時(shí)取用。
二、 整頓 (Seiton)把要用的東西,定量定位按規(guī)定位置擺放整齊,并做好標(biāo)識(shí)進(jìn)行管理 。Seiton整頓,含有“定量”和“定置”兩重意義。首先是定量,要知道有多少數(shù)量:如在倉(cāng)庫(kù)內(nèi),到底有多少種原材料、零配件、半成品、成品,每種的數(shù)量有多少,為甚么要這個(gè)數(shù)量,為甚么要那么多種類,其次是定置,它們都放在那里,都能夠在一分鐘之內(nèi)找到手嗎?等等。 認(rèn)真的進(jìn)行2S可能會(huì)使你嚇一大跳,可發(fā)現(xiàn)企業(yè)的浪費(fèi)實(shí)在驚人,許多東西,沒(méi)有人知道,或只有一個(gè)人知道放置在那里,要用的找不到,不要用卻都得驚人。定量定置,不但可以節(jié)省支出,也可以節(jié)省時(shí)間,更可以節(jié)省地方。曾經(jīng)有一家工廠在實(shí)行5 S后,將原來(lái)的倉(cāng)庫(kù)面積,縮小了40%。定置,是規(guī)定一個(gè)放置的地方,好象很簡(jiǎn)單,但其中的變數(shù)很多,所以出錯(cuò)機(jī)會(huì)也是很多的。因此,定量定置,是一個(gè)極關(guān)鍵的階段和步驟。當(dāng)然也要避免缺貨,要訂立最低存貨水平。要有訂貨說(shuō)明,注明數(shù)目和日期。如物品有人正在使用,要標(biāo)明使用者是誰(shuí),何時(shí)會(huì)歸還。物品可以根據(jù)形狀存放,或標(biāo)明應(yīng)有的數(shù)目,使之一目了然。訓(xùn)練員工熟悉程序,主動(dòng)遵照規(guī)定辦事也是很重要的。
三、 清掃(Seiso) 將不需要的東西清除掉,保持工作現(xiàn)場(chǎng)無(wú)垃圾,無(wú)污穢狀態(tài) ,常清潔檢查。清掃(Seiso)是在進(jìn)行清潔工作的同時(shí)進(jìn)行檢查。即是說(shuō),不要只做表面工夫,大家看不見(jiàn)就算,馬虎了事。3S的精義是:清潔的目的是檢查。所以,企業(yè)多請(qǐng)幾個(gè)清潔工就能保持干凈,是錯(cuò)誤的觀念。除了洗手間和一些公眾地方如走廊,樓梯以外,所有車(chē)間、機(jī)位、辦公桌,清潔工作必須由當(dāng)事人做,才能達(dá)到檢查的目的。尤其是負(fù)責(zé)維修保養(yǎng)的人員,更加要注意在機(jī)修的同時(shí)要清潔檢查,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱存的問(wèn)題,及時(shí)加以解決。這樣做,對(duì)停機(jī)停產(chǎn)的時(shí)間絕對(duì)能夠有所降低。3S看來(lái)很簡(jiǎn)單;但牽涉到的工作卻不少,要通過(guò)不斷細(xì)心檢查與照顧,使廠內(nèi)的所有對(duì)象保持在****狀態(tài),任何污垢或廢物都可能減低效率,帶來(lái)廢品或甚至引起意外。清理要做好以下工作:① 劃定范圍、分配工作,② 有系統(tǒng)地清理個(gè)別場(chǎng)地和器材,及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題,避免情況惡化。③ 執(zhí)行改善措施, 不斷尋找途徑,加快清理過(guò)程,重點(diǎn)處理難以清理的地方。④ 建立整潔規(guī)則,群體協(xié)作,能例常進(jìn)行或每天進(jìn)行要例常進(jìn)行或每天進(jìn)行。
四、 清潔 (Seiketsu) 規(guī)范化,維持以上整理、整頓、清潔后的局面,使工作人員覺(jué)得整潔、衛(wèi)生。規(guī)范化(Seiketsu),包括立法和守法兩方面,一定要有明文規(guī)定,訂定守則,告示全員,使大家知所依從,才能持之以恒。1S, 2S, 3S是短期行為,可以一鼓作氣,做出成績(jī),但這些只是5S的起步。許多企業(yè)在學(xué)習(xí)5S后,進(jìn)行清除、整理、清理后,就沒(méi)有下文了。主要原因是沒(méi)有發(fā)展一套明確的系統(tǒng),以維持及長(zhǎng)期實(shí)行前面三個(gè)階段的成果。訂立規(guī)則、制度,制訂年計(jì)劃、明確責(zé)任、授與權(quán)力、賞罰分明,致于制定卷標(biāo),標(biāo)識(shí),設(shè)計(jì)控制,提高可視度等等,都是屬于立法范圍。這些要求,都是和ISO 9000不謀而合的。守法,則視乎人員是否合作,自律性是否強(qiáng),自覺(jué)性是否高而定。同時(shí),也視乎所立的“法”是否合情合理。一個(gè)有效的方法是盡量讓員工參與立法程序,使他們有機(jī)會(huì)發(fā)言,提高他們的參與和歸屬感。
五、 自律(Shitsuke)(也有的稱為素養(yǎng)、素質(zhì)等)守紀(jì)守法,通過(guò)進(jìn)行上述4S的活動(dòng),讓每個(gè)員工都自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度,養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣,做到“以廠為家、以廠為榮”的地步。自律(Shitsuke),訓(xùn)練與紀(jì)律,是要達(dá)到保持和維護(hù)的目的。企業(yè)內(nèi)人員素質(zhì)的提高,不斷的培訓(xùn)是最有效的方法。培訓(xùn)既可以增加各人的知識(shí),也可以建立他們的能力;它不僅提高技術(shù),還加強(qiáng)員工的自信和自豪感,在行動(dòng)中,還可以改變他們的思想行為。這是4S的****保證。紀(jì)律很重要,不服從紀(jì)律的,要進(jìn)行處罰,這在絕大部份員工也能接受,但最有效的紀(jì)律莫過(guò)于自律。自律性高,必須先提高員工素質(zhì),即個(gè)人品質(zhì),才能人人自覺(jué),保持維護(hù)既定的條規(guī)和程序。
世界上最平凡的事情,最常見(jiàn)的事務(wù),可能就是最珍貴,最有價(jià)值的東西。5S是一個(gè)很好的例子。日本企業(yè)內(nèi)部這種現(xiàn)場(chǎng)管理方法,就擺在我們的眼前,但一直沒(méi)有人領(lǐng)悟其中的奧秘之處!現(xiàn)在許多日本公司及世界先進(jìn)的企業(yè),已經(jīng)超越了5S的范疇。近年來(lái),有6S及7S的出現(xiàn)和實(shí)施。Motorola更有10S的建立。10S即:1S-Sort 分類;2S-Set 整頓;3S-Shine清掃;4S-Standards標(biāo)準(zhǔn)化;5S-Strict 紀(jì)律;6S-Safety安全;7S-Security 保安;8S-Stout體能強(qiáng)化;9S-Skills技能多樣化;10S-Streamline作業(yè)精簡(jiǎn)化。以上范圍除了原有5S的工作場(chǎng)所外,還將重點(diǎn)放在個(gè)人發(fā)展上,同時(shí)也隱含了ISO 14000及ISO 18000的范疇。是值得注意的趨勢(shì)。
5S是源起于日本企業(yè)的一種有效的管理方法,目前國(guó)內(nèi)很多企業(yè)也引進(jìn)了這種管理方法一。5s指的是在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng),對(duì)材料,設(shè)備人員等生產(chǎn)要素開(kāi)展相應(yīng)的整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)等活動(dòng),為其他管理活動(dòng),如全面質(zhì)量管理,ISO9000活動(dòng)等奠定良好的基礎(chǔ),是日本產(chǎn)品品質(zhì)得以迅猛提高行銷全球的成功之處。整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)的日語(yǔ)外來(lái)詞匯的羅馬文拼寫(xiě)時(shí),它們的第一個(gè)字母都為S,整理(SEIRI)、整頓(SEITON)、清掃(SEISO)、清潔(SETKETSU)、素養(yǎng)(SHITSUKE)五個(gè)項(xiàng)目。所以又稱之為5S。
5S 和QC活動(dòng)兩者都是差不多同一時(shí)代,在日本企業(yè)內(nèi)實(shí)施的現(xiàn)場(chǎng)管理方法。但在知名度上,5S卻遠(yuǎn)不及QC活動(dòng)。自80年代到90年代初,在歐美,東南亞,都曾掀起過(guò)熱潮,在1978年,QC活動(dòng)傳入中國(guó),在中國(guó)質(zhì)量管理協(xié)會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下,各省市每年都有優(yōu)秀QC小組的選拔,而且每年九、十月間,中國(guó)質(zhì)協(xié)都會(huì)在各大城市招開(kāi)的全國(guó)大會(huì),評(píng)選國(guó)家優(yōu)秀小組及表?xiàng)罡鞯匦〗M的成績(jī)。相對(duì)來(lái)說(shuō),5S就一向鮮為人知,既沒(méi)有類似的協(xié)會(huì),更沒(méi)有5S大會(huì)之類的活動(dòng)出現(xiàn)。從前,去參觀日本工廠,只感覺(jué)到廠房?jī)?nèi)整潔、干凈,還以為是因?yàn)橛型馊诉h(yuǎn)道來(lái)參觀,廠方理所當(dāng)然,要打掃一番,這是任何人都會(huì)做的事,因此絕不會(huì)懷疑有何玄妙之處。看見(jiàn)廠內(nèi)掛有整理、整潔等大字,也僅認(rèn)為是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹Ul(shuí)不知這個(gè)絕大的秘密,就擺在眼前,卻沒(méi)有人留意,更沒(méi)有人看得出其中的奧妙之處。 奇怪的是,日本人也從來(lái)沒(méi)有一套完整的理論或工具來(lái)支持5S。除了那五個(gè)拼音都以S起頭的日本字外,并無(wú)任何其它比較系統(tǒng)的理論。近年來(lái),才由新加坡和日本合作錄制了一系列錄像帶,由PHP International發(fā)行,企業(yè)才算是有了一定的實(shí)施依據(jù)。開(kāi)始有人知道5S是什么一回事,及有一些精明的老板開(kāi)始領(lǐng)悟其中的奧妙之處。